Ausgewähltes Thema: Fallstricke bei der Software- und SaaS-Beschaffung vermeiden
Willkommen! Heute dreht sich alles um die häufigsten Fallstricke bei der Beschaffung von Software und SaaS – und wie Sie sie souverän umgehen. Wir teilen praktische Erfahrungen, kurze Geschichten aus echten Projekten und sofort anwendbare Tipps. Abonnieren Sie jetzt, wenn Sie keine künftigen Leitfäden, Checklisten und Fallbeispiele verpassen wollen, und teilen Sie Ihre eigenen Aha-Momente in den Kommentaren.
Gesamtkosten statt Listenpreis
Ein Team übersah Migrationsaufwand, Schulungstage und Integrationsadapter – der Listenpreis wirkte attraktiv, der operative Aufwand verdreifachte jedoch das Budget. Betrachten Sie Implementierung, Datenbereinigung, Automatisierung, Monitoring und laufende Governance im TCO. Teilen Sie Ihre Erfahrungen und helfen Sie anderen, ähnliche Fehleinschätzungen zu vermeiden.
Automatische Verlängerungen und Mindestlaufzeiten
Ein Jahresvertrag verlängerte sich stillschweigend um drei Jahre, weil die Kündigungsfrist unrealistisch früh lag. Verankern Sie Erinnerungen, verhandeln Sie monatliche Kündigungsrechte nach Jahr eins und dokumentieren Sie Fristen zentral. Kommentieren Sie, welche Vertragsklauseln Sie künftig nie wieder ungelesen akzeptieren würden.
Nutzungsmetriken, die überraschen
Lizenzierung nach aktiven Nutzern, API-Calls oder Datenspeicher klingt harmlos, skaliert jedoch schnell. Ein Projekt unterschätzte saisonale Spitzen und bezahlte drastische Übernutzungsgebühren. Prüfen Sie Metriken, Deckelungen, Burst-Regeln sowie Berichtstransparenz. Abonnieren Sie, um unsere Checkliste zu Metrik-Fallen zu erhalten.
Datenportabilität vertraglich sichern
Ohne klaren Exportpfad bleiben Daten gefangen. Fordern Sie maschinenlesbare Exporte, vollständige Schemas, Metadaten und Migrationsunterstützung. Ein Unternehmen sparte Monate, weil das Exportformat bereits im Vertrag spezifiziert war. Teilen Sie Ihre Lessons Learned zur Datenrückführung und inspirieren Sie andere Teams damit.
APIs, Formate und Limits realistisch prüfen
Schöne API-Dokumentation nützt wenig, wenn Rate-Limits eng, Endpunkte instabil oder Versionen schnell deprecaten. Simulieren Sie Produktionslast im PoC, testen Sie Fehlerfälle und Drosselungen. Schreiben Sie uns, welche API-Fallen Sie gesehen haben und wie Sie sie erfolgreich umschifft haben.
Exit-Strategie praktisch testen
Nicht nur beschreiben, sondern durchführen: Ein Mini-Migrationslauf deckte Formatfehler und fehlende Referenzen auf. Üben Sie Export, Neuaufbau von Indizes und Validierung. Abonnieren Sie, um eine Schritt-für-Schritt-Exit-Checkliste zu erhalten, die Sie vor bösen Überraschungen schützt.
Sicherheit und Compliance richtig prüfen
Geteilte Verantwortung verstehen
Ein SOC-2-Bericht ersetzt keine interne Härtung. Klären Sie Pflichten für Verschlüsselung, Schlüsselverwaltung, Identitäten und Logging. In einem Projekt scheiterte ein Audit, weil Rollen modelliert, aber nie durchgesetzt wurden. Teilen Sie, wie Sie Verantwortlichkeiten dokumentieren und regelmäßig überprüfen.
Datenresidenz und Subprozessoren
DSGVO-Konformität endet nicht beim Hauptanbieter. Verlangen Sie eine aktuelle Liste der Subprozessoren, Datenflüsse und Standorte. Ein Team entdeckte erst spät, dass Backups in einer anderen Region lagen. Kommentieren Sie, wie Sie Transparenz über Kettenlieferanten herstellen.
Incident-Response und Nachweisführung
Schöne Policies sind nutzlos ohne gelebte Übungen. Fragen Sie nach Playbooks, RTO/RPO, Forensik-Zugriff und Meldepflichten. Lassen Sie sich reale Postmortems zeigen. Abonnieren Sie, um unsere Vorlage für eine Lieferanten-IR-Checkliste zu erhalten und Ihre Prüfungen zu strukturieren.
Integration und Architektur von Anfang an mitdenken
Sandbox und realistische Testdaten nutzen
Ein PoC mit Demo-Daten ist verführerisch, aber riskant. Reproduzieren Sie echte Datengrößen, Fehlerwerte und Sonderfälle. Ein Team fand so früh ein Mapping-Problem bei Zeichensätzen. Teilen Sie Ihre besten Methoden, um Integrationen realistisch zu validieren.
Events, Webhooks und Latenz beachten
Verzögerte Webhooks verursachten doppelte Aufträge und manuelle Korrekturen. Prüfen Sie Zustellgarantien, Retry-Logik, Idempotenz und Dead-Letter-Queues. Schreiben Sie, wie Sie mit Latenz umgehen und welche Muster sich in Ihrer Architektur bewährt haben.
SSO, Rollen und Berechtigungen
Ohne klares Rollenmodell explodieren Schattenrechte. Testen Sie SCIM-Provisioning, Just-in-Time-User und Rezertifizierungen. Ein Projekt halbierte Helpdesk-Tickets, nachdem Rollen systemweit harmonisiert wurden. Abonnieren Sie, um unsere kompakte Rollen-Governance-Checkliste zu erhalten.
SLAs, Support und Verfügbarkeit messbar machen
99,9 % Verfügbarkeit klingt gut, doch zählt geplante Wartung? Aus Sicht wessen Messpunktes? Verankern Sie Metrikdefinitionen, Credits und Audit-Rechte. Teilen Sie Beispiele, wo präzise Formulierungen echte Unterschiede in der Praxis bewirkt haben.
SLAs, Support und Verfügbarkeit messbar machen
Ein Anbieter legte Wartungsfenster auf Sonntagabend – in APAC war es Montagmorgen. Stimmen Sie globale Zeitfenster ab, fordern Sie Vorlaufzeiten und Notfallprozesse. Kommentieren Sie, wie Sie internationale Teams fair berücksichtigen.
Stakeholder-Management und Change Enablement
Erfolgsmetriken früh festlegen
Definieren Sie messbare Outcomes: Zeitersparnis pro Prozess, Fehlerraten, Adoptionsquote. Ein Projekt feierte Go-Live, verfehlte jedoch Nutzenziele, weil Basiswerte fehlten. Teilen Sie, welche Metriken Ihnen bei Entscheidungen wirklich Orientierung geben.
Schulungen und Champions-Netzwerk
Ein internes Champions-Netzwerk beantwortete Fragen schneller als jede Hotline. Planen Sie Rollout-Trainings, Peer-Sessions und kurze Lernnuggets. Schreiben Sie, welche Formate Ihre Nutzer am besten aktiviert haben, und abonnieren Sie für ein Toolkit mit Vorlagen.
Kommunikation und Feedbackschleifen
Transparente Roadmaps und regelmäßige Q&A-Sessions verhindern Gerüchte. Sammeln Sie Feedback strukturiert, priorisieren Sie öffentlich und schließen Sie den Loop. Kommentieren Sie, welche Kommunikationsrhythmen bei Ihnen Vertrauen schaffen und Widerstände abbauen.
Proof of Concept ohne rosa Brille
Testen Sie Spitzenlasten, Fehlerfälle und Edge-Cases. Ein Team entdeckte erst unter Last, dass Deduplizierung fehlte. Legen Sie realistische Szenarien fest und dokumentieren Sie Ergebnisse. Teilen Sie Ihre härtesten Tests, die letztlich die beste Wahl ermöglichten.
Proof of Concept ohne rosa Brille
Ohne klare Grenzen dehnen sich PoCs aus und vernebeln Entscheidungen. Definieren Sie Dauer, Ressourcen, Erfolgsmessung und Stoppsignale. Kommentieren Sie, wie Sie Entscheidungsdisziplin herstellen und Interessenkonflikte fair auflösen.
